JAIST Internship – Part 1

Author: Hồ Xuân Vinh with very helpful advises from Lê Duy Tân

-Please scroll down for English-

Trong quãng thời gian học Đại học, không hiếm những khoảnh khắc định hình nên con người mình hiện nay. Trong đó, phải kế đến cái hồi học thầy Lê Hoài Bắc môn Nhập môn Trí tuệ nhân tạo. Thầy đã giới thiệu mình tham gia 2 chương trình: TFSCALE – Learning Express của Singapore Polytechnic (khá thú vị, nhưng đó lại là 1 câu chuyện khác) và Internship tại viện JAIST, Nhật Bản. Những trải nghiệm đó thôi thúc và khiến mình có cái nhìn khác về chuyện du học, không coi nó như chuyện “con nhà người ta”, hay chỉ dành cho mấy đứa nhà giàu. Sang đầu năm nay, tính sơ sơ có 3 bạn trẻ K13, 7 bạn trẻ K12 có bày tỏ nguyện vọng muốn tìm hiểu và tham gia intern. Có thể mình là minh chứng sống cho cái việc “một đứa như nó làm được, mình tại sao không?”, hay đơn giản là vì “cái này”. Dù phải hay không, hứa hẹn một cơn bão HCMUS tràn sang Nhật, và cũng sẽ cam go hơn cho các bạn ứng viên. Trước khi những quy trình thủ tục rơi vào quên lãng trong cái đầu lộn xộn của mình, thiết nghĩ những kinh nghiệm này nên lưu lại cho “hậu thế”. Để tránh bội thực, loạt post này mình sẽ chia làm thành từng phần nhỏ để các bạn dễ tiêu hoá cũng như tránh khỏi căn bệnh “kì vọng và luôn thất vọng” như mình *cười*. 

CHUẨN BỊ HỒ SƠ:

  • Lên website của JAIST xem hướng dẫn đầy đủ.
  • Hồi đợt mình tham dự là tháng 3-2015, hồ sơ hoàn thành từ hồi tháng 6 năm trước đó, gửi cho thầy Bắc, nhưng có thể bận nên thầy quên. Chai mặt gửi mail mấy bận, tới hồi tháng 9 thầy mới nói: “Em gửi lại thầy mấy cái hồ sơ” * mặt ngơ ngác. Bởi vậy bí quyết đầu tiên: kiên trì bền bỉ đến cùng.
  • Những yêu cầu với mình về giấy tờ như sau:
    • CV: hồi đó chưa biết viết, lấy mẫu của anh Lê Tấn Đăng Khoa viết. Bây giờ có kinh nghiệm hơn (kiểu gửi nhiều nơi và rớt hoài), nếu xét trong môi trường học thuật, thử research một chút về cái lab quan tâm, coi thử giáo có xài template nào không, down về điền luôn, vừa tiện lại có thể gây cảm tình. Các thông tin cơ bản cần quan tâm: Thông tin cá nhân, Trình độ học vấn, Kinh nghiệm nghiên cứu, Kỹ năng( Vi tính, Anh văn), ai hướng dẫn tốt nghiệp có thể bảo chứng cho những gì bạn đã khai bằng thông tin của họ trong đó luôn. Cách khác xài Linkedin. Về dạng infographic thì mình không ý kiến, người thích người không.
    • Chọn lab: Thông thường thì thấy lĩnh vực nào thú vị hoặc giống cái mình quan tâm thì chọn. Mình không rõ kì vọng của các thầy bên bển, với riêng mình thì thầy nói ngay là sau đợt intern phải có 1 paper. (Qua 5 bản chỉnh sửa rồi đó, tới giờ vẫn chỉnh chưa xong T_T). Mục đích của chuyến đi có 2 lý do chính: là cơ sở cho luận văn sau này(hay ít nhất là có kinh nghiêm nghiên cứu), tạo dựng mối quan hệ nếu sau này có học lên cao. Trong trường hợp bạn được nhận, luôn nhớ mình đại diện cho bộ mặt của trường, của người Việt, hãy luôn làm thật tốt và vượt trên mong đợi của giáo sư.
    • Statement of Purpose: cái hồi viết, mình vẫn chỉ nghĩ đây là một dạng viết luận nhỏ, thể hiện khả năng tiếng Anh cũng như về lĩnh vực nghiên cứu quan tâm. Sau này học hỏi nhiều hơn, đại để có thể tóm thành các ý sau: Viết trong 1 trang A4, phải thể hiện hiểu biết về lab( google về lab, tóm gọn hướng nghiên cứu và những điểm tương đồng trong lĩnh vực mình quan tâm). Hồi trước viết thành 1 bài văn hoàn chỉnh, không rõ có nên để dạng bullet hay không, nhưng có vẻ nó rõ ràng hơn khi phân tách các ý. Nhớ có tên giáo sư ở trỏng.
    • Bảng điểm tiếng Anh (Transcript): qua phòng Công tác Sinh viên xin, 10.000đ/bản.
  • Sau khi nộp giấy tờ, có thể phỏng vấn. Tuy nhiên Lab Iida chắc chỉ có mình nên được nhận ngay. Lab Yoshitaka có 2 đứa chung lớp cùng nộp, đứa kia GPA cao nên được nhận. Sẽ có thông tin xác nhận từ phía JAIST, kêu chọn ngày với giáo sư (email này có gửi cả cho giáo sư, nên thảo luận trực tiếp bằng email này luôn). Đây là lúc xem xét 2 vấn đề:
    • Lịch học HKII: google “Kế hoạch học tập hcmus”, down bản mới nhất về. Xác định thời gian kết thúc thi học kì và nghỉ Tết. Chọn khoảng thời gian tối thiểu 40 ngày, có thể ăn gian ngày đến và đi, tức còn 38 ngày =))
    • Chọn vé máy bay giá rẻ: https://www.google.com/flights/ hoặc http://www.skyscanner.com.vn/flights-to/cheap-flights-to-cities-all.html. Chọn ngày dao động so với ngày mình định sẵn, tìm giá rẻ nhất, cụ thể là China Eastern Airline: 10 đến 12 triệu cho khứ hồi, điểm đến là Komatsu city. Mã code của Komatsu Airport là KMQ, lúc mình đặt trên trang website tại Hongkong của China Eastern Airline http://hk.ceair.com/, tên sân bay được ghi là KAMATSU (đúng phải là Komatsu, nhưng chắc do hệ thống website ghi sai, không sao, cứ an tâm vì hai tên đó được hiểu là cùng một địa điểm) và thanh toán online bằng thẻ Visa Card, rất tiện lợi. Đặt vé online thì phải đến đại lý mua ngay trong ngày. Đây là vấn đề đau đầu tí xíu, hiển nhiên khi qua JAIST người ta sẽ chưa cấp tiền cho mình liền, nên thủ sẵn khoảng 20.000 yen. Khoảng tuần thứ 2 hoặc thứ 3 mới có tiền, tháng nào nhận đúng tháng đó. Trong lúc chọn thời gian, cũng email hỏi cô thư kí xem nếu đi 1,5 tháng thì có được nhận tiền của 2 tháng không? Các bạn cũng đừng lo quá vì chuyện tiền nong, lúc đầu chi có thể hơi nhiều, nhưng nếu sống bình thường, không tiêu xài nhiều như mình cho Pokemon thì cũng có khoảng tiền kha khá khi về nước.
  • Nếu mọi thứ thuận buồm xuôi gió, hồ sơ online đã hoàn tất. Bên đó cho điền thêm 1 số giấy tờ, mình sẽ in ra, đồng thời in ra một bản có xác nhận của giáo viên hướng dẫn trong trường để được đi. Theo lý thì xin giáo viên hướng dẫn kí, tuy nhiên mình đi xin xác nhận của thầy phó hiệu trưởng, văn phòng kế phòng Đào tạo. Xong xuôi, đi ra bưu điện gửi chuyển phát nhanh, hồi đó giá cỡ 300.000đ, coi địa chỉ của JAIST rõ ràng khi gửi.
  • Khi bên đó đã nhận, sẽ gửi lại địa chỉ bạn đã đăng kí các hồ sơ xác nhận intern của JAIST(nói chứ cái này không cần quan tâm đâu, họ cũng gửi cả bản pdf). Nhiệm vụ của mình là in ra, bắt đầu đi làm VISA. (giả định là các bạn đã có passport trước đó, qua Nguyễn Du làm hén). Nếu là dân thành phố hoặc có KT3, còn nếu có hộ khẩu tỉnh thì về Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Công an tỉnh làm). Địa chỉ Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. HCM là 261 Điện Biên Phủ, phường 7, Quận 3. Chính phủ Nhật có chính sách miễn phí làm VISA cho sinh viên đi học, do đó search trên mạng, điền trước rồi in ra, in dư 2 bảng trắng để có sai sót thì kịp sửa, đem theo USB cũng được, gần đó có tiệm in. Photo CMND ,thẻ Sinh viên và giấy xác nhận của JAIST. Khoảng 1 tuần thì sẽ nhận được VISA.
  • Scan ra và gửi xác nhận cho JAIST(nếu có).
  • Một lưu ý nhỏ nữa khi làm giấy tờ về chỡ ở và thuê nệm: đừng có tằng tiện, thời gian đó khá lạnh, nếu bạn không may mắn, hết slot trong campus mà phải ra nhà dân sống, còn lạnh hơn nữa đó.
  • Trước khi cắp hành lý lên và bay, nhớ là xin trường làm một giấy xác nhận là đi intern, tránh các hệ luỵ sau này.

Hiện tại số lượng các anh chị Việt Nam đang học tập thạc sĩ, tiến sĩ tại JAIST rất đông, các anh chị rất nhiệt tình nên các bạn có thể liên hệ trực tiếp qua fanpage https://www.facebook.com/V.JAIST/ để được hỗ trợ (về mọi mặt).

Tạm thời chỉ bây nhiêu, khi nào hoàn tất mình sẽ viết cách đi máy bay cũng như những thú vui nên tận hưởng ở JAIST. Chúc các bạn may mắn 🙂

at Jaist

JAIST vào mùa xuân


In the time I studied in University (which haven’t finished yet), there are many moments which contribute to shaping my characteristic nowaday. Among all of them, I can not miss the time I met Associate Professor Lê Hoài Bắc in Introduction to Artificial Intelligence class. He suggested me to participate in 2 programs: TFSCALE – Learning Express of Singapore Polytechnic (quite interesting, however, it is another story) and Internship at JAIST, Japan. Those experiences keep pushing and make me have another perspective about studying abroad, which I saw as “problem of someone else” or just for rich people. This year, a brief calculation shows that 10 fellow students ask me about how to apply for JAIST internship. Maybe I am the witness for “if he can do it, so do I”, or because of this  “nice thing”. Whatever it is, I promise a new storm of HCMUS is going to make landfall on Japan, yet also a quite challenging for candidates. Before all those documentation procedure fly into the Land of the Lost, I think it might be noted down for future use. This serial posts will be divided into small pieces in order to prevent you from indigestion or “be hopeful, be desperate” sickness like me *cheer*.

DOCUMENTATION:

  • Check website of JAIST for complete instruction.
  • I participated on March-2015, but I completed it on June-2014. Sending it to prof Bắc, but it seemed he forgot. I keep sending a several emails, until September-2014 then he replied: “Send me your document once more.” *facepalm*. The first secret ingredient: keep persistence to the end.
  • About paper work:
    • CV: I didn’t know how to write at that time, so I use the template of Lê Tấn Đăng Khoa. When getting used to with it (when you keep sending it to many place and keep being denied), in case of research environment, research a little bit about the lab, check if that prof use any template, download it immediately, both convenient and make sympathy. Basic information you shoul show: Personal information, Academic level, Research interests and experience, Skills (English, Computer), name and contact of your supervisor to guaranteer for what you said. Another way is Linkedin. With infographic, I have no comment.
    • Choosing lab: Normally, if you see any subjects interesting or similar to what you care about, then choose it. I’m not quite sure about profs’s expectation, to mine, he said that he want to have a paper after the internship. (After 5 revisions, I have not yet finished it T_T). The purpose of this trips have 2 main reasons: give you material for your thesis (or at least research experience), or build relationship to give you higher chance if you want to study for Master degree. In case you were accepted, pleased always remember you’re representing for your school, your country. Always makes it good and beyond the expectation of professors.
    • Statement of Purpose: I used to think it is like a small statement, which helps interviewers to judge your English skills and your research interests. However, it is more than that. In conclusion, they are consist of: 1 A4 paper, shows your knowing about the lab (google about it, summarize its research fields and shows similarity with your research interests). I wrote a full essay. It seems clearer if you separate them with bulletting, but I do not ensure about that. Remember to mention professor’s name.
    • English Transcript: 10.000đ.
  • After sending paper, there might be a small interview. In my case, I was accepted without interviewing. My other 2 friends both applied for Yoshitaka lab, the one has higher GPA was chosen. There will be a confirmation from JAIST, ask you to choose the duration for internship (cc for professor, so you can discuss in this email). This is the time for consider 2 things:
    • Schedule: google “Schedule <your school>”, download the latest one. Determine the time you finish final exam and Tet holidays. It must be larger or equal to 40 days, you can cheats on arrival and departure days, which means only 38 days =))
    • Buy cheap flight tickets: https://www.google.com/flights/ or http://www.skyscanner.com.vn/flights-to/cheap-flights-to-cities-all.html. It should be biased a few day to your chosen duration, find the cheapest one, especially China Eastern Airline: 10 to 12 milion VNĐ for round-trip ticket, destination: Komatsu city.  Airport code of Komatsu Airport is KMQ, when I buy online via VISA card on Hongkong website of China Eastern Airline http://hk.ceair.com/, its name is changed to KAMATSU (do not worry much, even though the name is different, but they point to the same place). Book online then you have to buy it on the next day, or it will be available for someone else. This is quite confusing and headache problem, when come to JAIST, you will not received the money immediately, there should be 20.000 yen in your pocket. Each month, you will receive money on second or third Friday. You should email and ask the secretary if your internship is 40 days long, can you get the money of 2 month or not. You should not worry much about money, it seems expensive at first, but if you don’t spend much on Pokemon and travelling like me, you can be a millionaire when coming back.
  • If everything’s okay, the online documentation is completed. JAIST will give you more paper, print it and ask your supervisor to sign in. Go to the post office, choose express service (about 300.000 VNĐ), remember to check JAIST address.
  • When received, they will send their confirmation letter back to Vietnam(you don’t have to care, they also send a pdf version). Your mission is printing it out, make a VISA( with the assumption that you have your own passport before). Japan Government has policy free VISA for student, search requirement paper online, fill them in, print 2 more blank in case something is wrong, bring an USB: copy of ID card, student card and confirmation letter of JAIST. Wait for one more week and everything is done.
  • Scan it and send to JAIST.
  • One small note: don’t hesitate when rent a blanket and pillows: although it is spring, yet very cold In the worst case, campus is full then you have to live in a residential house, which will be much colder.
  • Before pack your luggage, ask your supervisor in Vietnam to write a confirmation that you are on intern and send it to your current school. Who knows what might happen when you are not in Vietnam?

That’s all for now, the following post will be about how to fly and interesting experience you should try when at JAIST. Good luck 🙂

Park near Kurokuoen garden or Ishikawa train station.

JAIST vào mùa xuân

Advertisements

6 comments

  1. Pingback: POSTECH Internship | hoxuanvinh
  2. chuyện của sao · April 11, 2017

    Useful info. Fortunate me I found your site accidentally, and I am stunned why this accident didn’t happened earlier!
    I bookmarked it.

    Like

    • hoxuanvinh · April 11, 2017

      Hi, I am very glad to hear that it could help you somehow 😀

      Like

  3. natsu6767 · April 18

    Hi,
    This was a really good post. I am currently trying to find a research internship in deep learning and after getting so many negatives and blanks, it really gets depressing 😓 This post gave me some very useful tips. Thanks 😁 Your other posts are also really good. Keep it up🤘

    Like

    • hoxuanvinh · April 19

      Hi, thanks for sharing your thought. It is indeed challenging and outrageous when looking for a research internship, but the effort is worthy. As you can see, my source of connection mainly from my supervisors, since they are more reliable from the interviewers’ perspective.
      Your posts are really useful as well 😀 Good luck!

      Liked by 1 person

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

w

Connecting to %s