JAIST Internship – Part 2

Author: Phó Ngọc Đăng Khoa – Lê Thanh Tùng – Hồ Xuân Vinh – Lê Duy Tân – Vũ Đức Tài – Lê Tấn Đăng Khoa – Nguyễn Thành An

-Please scroll down for English-

Thời điểm thích hợp nhất là sau khi học xong Phương pháp Nghiên cứu Khoa học (APCS cuối năm 2, Tài năng và Chính quy cuối năm 3).

Thời điểm đi:

  • Theo trường: mùa đông (Jan – Feb), mùa hè (July – Aug)
  • Theo  giáo sư: vẫn theo đợt nhưng có thể thảo luận qua email với giáo sư
  • Lưu ý là năm tài khóa của Nhật sẽ kết thúc vào tháng 2-3 nên các đợt xin vào mùa đông sẽ khó hơn xin vào mùa hè vì giáo sư có thể đã hết slot hoặc hết jasso cho JAIST vào năm đó.

Các bước thực hiện:

  1. Lên trang của JAIST xem các lab nghiên cứu nhận thực tập để xem giáo sư nào hợp hướng nghiên cứu mình muốn làm.
    • Mỗi năm có thể có thay đổi đôi chút.
    • Có khi năm đó không có thông báo tuyển thực tập nhưng nếu giáo sư nhận thì vẫn được đi như bình thường.
  2. Nhờ thầy giới thiệu.
    • Hiện tại theo mình biết thì thầy Lê Hoài Bắc có mối quan hệ tốt với JAIST, bạn nên liên hệ và trình bày với thầy.
    • Diện xin intern theo kiểu tự do (tức không có thầy giới thiệu) khả năng đậu khá thấp.
  3. Email cho giáo sư.
  4. Giáo sư chấp nhận thì thường thầy sẽ nói cho trường lo. Trường sẽ liên lạc với mình để làm mấy cái hồ sơ (doc)
  5. Sau khi được chấp nhận thì đi đặt vé máy bay với lo visa.
    • Bên kia sẽ yêu cầu mình gửi Offical Letter of Request (doc 4.1) bằng chuyển phát nhanh(Tức dịch vụ EMS, phí khoảng 300.000đ. Khi gửi bạn nên hỏi người ta số serial để có thể track được bưu kiện đã được gửi tới đâu, gửi cá số đó cho Trường để người ta tiện nhận ).
    • Sau khi nhận được thư chuyển phát nhanh thì bên kia gửi lại cho mình thư chấp nhận.
  6. Nếu sợ thì lo visa trước rồi đặt vé sau cũng được
    • Bên kia sẽ gửi tiếp cho mình hồ sơ làm visa
    • Mình down form visa trên trang của lãnh sự quán về rồi điền vào
    • Mang tất cả cộng với in thư email liên lạc với JAIST ra rồi nộp cho lãnh sự quán
    • Mang theo photo thẻ sinh viên để được làm miễn phí (không là mất 1 triệu nhé)
  7. Đặt vé máy bay: Bạn có thể vào các trang trên mạng để kiếm máy bay giá rẻ, đây cũng là điều cần cân nhắc khi chọn thời gian intern. Nếu không có thể mua, thì bạn sẽ cần 1 nơi dịch vụ đặt vé (Elines.vn). Giá vé càng gần ngày bay sẽ tăng, nên thủ tục xong là mua liền nhé. Nên chọn China Eastern Airlines. Giá tham khảo: sân bay Komatsu đợt trước săn là 11 triệu.
  8. Mua bảo hiểm: trường không yêu cầu mua bảo hiểm, nhưng nếu có thể thì bạn nên mua của Bảo Minh, tính tiền theo số ngày đi, như vậy sẽ an tâm hơn. Lần trước mình đi 2.5 tháng thì mua xấp xỉ 1 triệu đồng.
  9. Xong thì có thắc mắc gì cứ hỏi giáo sư, mà người ta thường bận nên không nên hỏi nhiều. Thường thì giáo sư sẽ kiếm tutor cho mình để phụ mình lo thủ tục.

Các lưu ý khác:

  • Đề tài chọn cần cân bằng giữa hay và khả thi. Nếu thấy nhiều bạn cùng chọn 1 lab thì cân nhắc về việc đổi nhé.
  • Đặt vé máy bay thì nhớ coi transit thế nào, có chuyển terminal hay chuyển sân bay không, hành lý có tự chuyển hay không(trường hợp quá cảnh mà lỡ chuyến bay thì phải lấy hành lý ra và đăng kí lại). Các trang web săn vé thường ra kết quả khác nhau, nếu bạn sử dụng dịch vụ thì vào đúng trang web của nơi đó để search.
  • Nếu bị lỡ chuyến, thường sẽ có 2 sân bay thay thế là Osaka Kansai và Nagoya. Osaka có wifi, bạn nhắn tin ngay cho giáo tình hình của mình, rồi hỏi giúp đỡ mua vé tàu về Komatsu. Nagoya nghe đồn không có wifi.
  • Trước đây thì từ sân bay Komatsu có shuttle của JAIST để về, nhưng bây giờ không còn nữa. Khi xuống sân bay đi thẳng ra cổng sẽ có trạm bus đón. Nên hỏi phòng QHQT để nắm rõ hơn.
  • Qua lúc mùa đông thì nhớ mang theo áo ấm, áo len, áo khoác gì đó kẻo lạnh.
  • Giường ngủ sẽ thường có các lớp sau theo thứ tự từ dưới lên: ra giường, tấm trải mỏng, tấm trải cứng, mền mỏng, mền dày. Nếu bạn làm đúng thì sẽ không lạnh vào mùa đông đâu.
  • Máy điều hòa chỉnh đúng thì phòng sẽ rất ấm, nếu gặp khó khan thì bạn down Google translate hoặc chụp hình rồi up lên Google để hiểu các phím bấm có nghĩa gì.
  • Đồ ăn bên này có thể ăn không quen nên nếu muốn có thể mua mì gói mang qua. Chắc cũng không cần mang nhiều đâu (nửa đến 1 thùng).
  • Nêu muốn nấu ăn thì liên lạc với ai đó bên này mượn bếp ga trước, mang theo gia vị như muối, nước mắm, nước tương vì những gia vị đó bên này ăn hơi khác. Lưu ý là mỗi tầng đều có refresh room với đầy đủ bếp và dụng cụ nấu ăn nên các bạn có thể sử dụng thay vì mua dụng cụ để nấu tại nhà.
  • Mới qua người ta chưa đưa tiền liền. Mà người ta sẽ đòi tiền nhà, tiền thuê mền (nếu có). Tiền thuê mền thì người ta sẽ cho email, mình email cho người ta đến lấy, khoảng 1500 yen. Tiền nhà 1 tuần cỡ 14000 yen. Bữa ăn cỡ 500 yen, căn tin bán 2 buổi, trưa với chiều, thứ 7 chủ nhật nghỉ. Cứ thế mang tiền phòng thân.
  • Phích cắm bên này chấu dẹt. Nên mua cái chuyển chấu bên này mang qua, chắc ăn thì mua đồ chuyển chấu quốc tế cỡ 90k thì không lo. Mang thêm ổ điện nếu có nhiều thiết bị cần chuyển chấu mà có 1 cục chuyển chấu.

Một số hình ảnh:

Pic1

Hình này bạn có thể search JAIST Campus Map để biết thêm chi tiết.

Mới đến xe bus từ Komatsu Airport đến JAIST sẽ dừng ở vị trí 15. Đây cũng là nơi bạn bắt xe bus đi Komatsu Station và Komatsu Airport. Mỗi bus chỉ đến 1 nơi thôi. Sau khi có tài khoản sinh viên, bạn có thể đặt bus để đi tại https://www.jaist.ac.jp/jaist_sds/reserve/

Bạn sẽ đóng tiền nhà ở tầng 3 tòa nhà này.

Pic2

Tòa nhà 15 nhìn từ lối vào chính

Pic3

Information School nhìn từ lối vào chính

Bạn sẽ đi đến tòa nhà 13 để làm thủ tục nhận thẻ, chìa khóa nhà, …

Sau đó bạn đến nhận phòng và kiểm tra thiết bị. Các tòa nhà được đánh số màu đỏ tương ứng số của ký túc xá.

Căn tin đóng cửa vào thứ 7, chủ nhật và ngày lễ. Bạn có thể ra quán YuuYuu gần trường, ở đó có menu tiếng anh, nhưng mắc hơn căn tin trường.

Pic4

Yuu Yuu

Số 19 là nơi bạn bắt bus đi lên ga Tsurugi(鶴来駅). Bạn nên nhờ ai đó dắt đi 1 lần là được. Vừa qua cầu là xuống trạm để ăn mì ramen, udon, và các món cơm. Qua trạm đó thì đi siêu thị Lets. Qua trạm này là trạm cuối là ga Tsurugi, có đúng 1 tuyến train là local train chạy tới chạy lui 1 đường đi Kanazawa(金沢) (trạm cuối là ga Nomachi野町駅, đi bộ một đoạn chừng 30 phút nữa sẽ đến trung tâm Kanazawa). Nên đi vào thứ 7, chủ nhật vì có vé cả ngày 500yen. Muốn đi chơi thì nên lên google map xem trước đường đi và in bản đồ ra. Mang theo máy ảnh chụp lại các góc ngã tư và chụp thêm điểm gì đó đăc biệt cho chỗ mình đang đứng để khi lạc còn biết mình đến ngã tư nào và về bằng hướng nào. Bí quá thì nhờ người ta chỉ vào bản đồ chỗ mình đang đứng rồi vẽ đường đi về.

500

500 yen ticket for private train to Kanazawa city

Gần nhà dành cho GV có 1 trạm xe bus (đối diện bảng tên trường) để đón xe xuống Nomi City(能美市). Lưu ý là thời gian giãn cách 2 chuyến khá lâu nên bạn cần canh đúng giờ và mỗi lượt đi là 100 yên. Nomi city có khá nhiều siêu thị như: Sunpark, Albis, … cũng như shop 100 yên, drugstore và nhà sách. Thường các bạn nên đi vào thứ 6 vì sẽ có khá nhiều người Việt đi chợ nên sẽ không bị lạc.

Từ YuuYuu có 1 lối đi nhỏ (có tráng bê tông) dùng để đi đến thác gần JAIST. Thác khá đẹp nhưng hơi vắng nên nếu đi vào mùa đông và một mình thì không nên đi đến đây.

Lưu ý về việc di chuyển từ Komatsu airport đến JAIST:

Hiện nay, JAIST đã hủy tuyến xe bus từ Komatsu airport tới JAIST (ên tiếng Nhật là北陸先端科学技術大学院大 – nói JAIST người Nhật không biết là trường nào đâu) nên sau khi rời khỏi sân bay các bạn đi thẳng xuống cổng ra. Tại đây có 1 trạm xe bus, bạn nên nhờ người nào biết tiếng Nhật ghi dùm chữ Komatsu station (小松駅) rồi đưa cho bác tài xế để hỏi. Sau khi lên xe nhớ lấy mã trạm bằng máy tự động. Giá vé là 270 yên để đi từ airport về station. Sau đó, bạn đi thẳng qua khỏi nhà ga, về hướng quán sushi hay bãi giữ xe, sẽ có trạm shuttle.  Từ đó đón shuttle về trường. Nếu bạn chưa đặt trước, đừng ngần ngại hỏi bác tài vì nếu còn chỗ trống bạn cũng sẽ được lên xe.

Về thông tin liên lạc, vấn đề sở hữu số điện thoại đối với du học sinh đã rất khó vì quy định thời gian sử dụng tối thiểu 1 năm cùng với giá cước rất cao (phí thuê bao ít nhất 1200 yên 1 tháng, nếu gọi thì tính tiền thêm), thì việc sở hữu số điện thoại đối với các bạn sinh viên thực tập sở hữu visa ngắn hạn lại càng khó hơn. Cá nhân mình thấy vấn đề đau đầu đầu tiên là thông tin liên lạc. Ở Nhật Bản không phải chỗ nào cũng nhiều wifi free như Việt Nam mình, và cũng không dễ dàng mua được 1 cái sim 3G tại sân bay. Mua được, nhưng phải thiết lập lằng nhằng, giá cỡ 500k VNĐ cho 1 cái sim dung lượng 1Gb và kèm theo 1 câu khuyến mãi: Mua sim, tự thiết đặt theo hướng dẫn, dùng không được, miễn trả lại.
Giải pháp mình gợi ý đây rất đơn giản, nhớ mang điện thoại Việt Nam theo để bắt wifi free (nếu có). Và trong điện thoại, nhớ gắn 1 cái sim Việt Nam ĐÃ ĐĂNG KÝ chế độ roaming quốc tế với nhà mạng (gọi lên tổng đài nhà mạng, nhờ mở roaming quốc tế giúp). Mình khuyên sử dụng Viettel vì Viettel cung cấp dịch vụ nhắn tin SMS ở nước ngoài về Việt Nam với giá chỉ 500 VNĐ nếu làm theo cú pháp *138*4*SĐT#, giá nhắn tin quốc tế tầm 6000 VNĐ. Sau đó nhớ thu thập hết số điện thoại và Skype nếu có thể (nhỡ bị transit qua Trung Quốc thì bị chặn Line, Facebook, Gmail, chỉ dùng được mỗi Skype).

jaistsms

Nếu chuyến bay suôn sẻ thì là điều rất đáng mừng, nhưng nếu có vấn đề, thì ít nhất vẫn còn có phương tiện để liên lạc với gia đình, bạn bè ở Việt Nam và Sensei, Senpai ở Nhật để tìm cách giải quyết.
Tiếp theo là tra tàu điện nếu cần, dùng website http://www.hyperdia.com/en/. Website bằng tiếng Anh nên rất dễ dùng, ghi rõ thời gian khởi hành và đến, có Transfer hay không, Departure track No là bao nhiêu, và nên chọn Unreserved seat cho nó rẻ. Thông thường tàu điện RẤT đúng giờ, nên nếu giờ đó, tại Departure track No đó mà bạn không thấy tàu đến điểm cần, thì chắc chắn bạn đã lỡ chuyến… Nên lưu ý là ĐA SỐ người Nhật không nói được tiếng Anh, nên nếu vốn tiếng Nhật chưa tốt lắm thì nên in ra những cái cần hỏi rồi chỉ vào, sẽ tốt hơn. Bản thân mình khi hỏi đường thì hỏi được, người ta hiểu, nhưng đến cái đoạn người ta chỉ đường đi thì nghe chả được vì… người ta nói không có giống trong sách.

Hiện tại số lượng các anh chị Việt Nam đang học tập thạc sĩ, tiến sĩ tại JAIST rất đông, các anh chị rất nhiệt tình nên các bạn có thể liên hệ trực tiếp qua fanpage https://www.facebook.com/V.JAIST/ để được hỗ trợ (về mọi mặt).

Dành cho những bạn thích nấu ăn tại JAIST

Thông thường, mỗi tầng đều sẽ có refresh room với bếp và dụng cụ nấu ăn nên bạn có thể sử dụng chúng mà không cần phải mua cho tốn kém. Nhưng nếu có thể, bạn nên liên hệ với ai đó để mượn ấm nước nóng để nấu mì vào buổi tối vì thường bạn sẽ thức khá khuya nên đói bụng là việc không thể tránh khỏi.

Về thức ăn, có 3 nơi bạn có thể mua như sau:

  1. chợ rau hàng tuần vào thứ 5 lúc 10h (nên confirm lại khi qua jaist): chợ này bán ngay dưới căn tin và giá khá rẻ so với siêu thị. Có bán hành ngò, và 1 số loại rau như tần ô, cải thìa, … Lưu ý là theo mình hành của chợ rau thường nhanh héo hơn hành trong siêu thị nhưng mùi giống VN hơn
  2. Siêu thị  Let’s: có 2 điểm lợi khi đi let là shuttle là miễn phí và giá trứng vào thứ 4 và chủ nhật là 100 đồng/10 quả (1/2 so với ngày thường). Tuy nhiên, xét về tổng thể giá cả, giá của Let mắc hơn hẳn Sunpark vào ngày khuyến mãi.
  3. Siêu thị Sunpark: bạn phải đón xe Nomi bus và đương nhiên là sẽ tốn tổng cộng 200 yên cho 1 lần đi chợ. Tuy nhiên bù lại, giá cả ở Sunpark vào thứ 6 so với Let là rẻ hơn từ thịt cho đến rau cũ. Một số thứ nên mua lại Sunpark như sữa, nước hoa quả, yagout, thịt, chuối, … Ngoài ra bạn có thể tiện đường ghé cửa hàng 100 yên để mua dụng cụ gia đình như chén, ly, hủ nhựa, … hoặc sách bút và tất cả đều 100 yên nhé. Nếu bạn là tín đồ của bánh và đồ ngọt thì nên ghé drugstore gần Sunpark. Giá Meiji tại đây là 88 (so với 98) và bánh ngọt là 96 (thay vì 100) như Sunpark hay Let’s.

Về các món ăn, các bạn nên học các món liên quan tới gà (phi lê, ít da, đùi gà hoặc cánh gà), thịt heo (lát, xay, …). Các loại rau tại đây khá ít, chỉ có: tần ô, rau cải (thảo, thìa, bắp cải, bông cải), cà chua, hành tây, cà rốt, củ cải trắng, xà lách, … nên các bạn hãy học trước ở VN xem nên làm gì ăn cho đỡ ngán. (nếu thích thú các bạn có thể vào album của mình để xem hình ảnh 1 số món ăn mình làm tại JAIST)

Về sushi roll: có 2 quán sushi mình đã từng ăn là ở gần Komatsu station và gần AEON Mall. Tuy nhiên, đi AEON Mall khá xa nhưng có món thịt nướng khá ngon. Còn lại nếu chỉ là tín đồ của sushi thì quán sushi gần Komatsu Station là quá đủ. Nhưng mấy bạn thích bánh ngọt nếu bị rủ đi sushi roll cũng đừng buồn quá vì nó cũng có bánh ngọt, kem đủ cả. Và đặc biệt mỗi dĩa thông thường đều 100 đồng.

Quy trình và cuộc sống ở JAIST có sự thay đổi qua từng đợt, hy vọng được sự đóng góp của các bạn đi sau để hoàn thiện hướng dẫn này qua các năm.

DSC_8232


The most appropriate time is when you had learned Scientific method course in school.

When to go:

  • With school: winter (Jan – Feb), summer (July – Aug)
  • With professor: the same, but you can discuss with him/her via email.
  • It would be hard to ask to go on winter than summer cause professor runs out of slots or no more JASSO for JAIST at that moment.

Steps:

  1. Go on JAIST website to take a look about labs which offer internship to check whether you like it or not.
    • This will change every year.
    • Sometimes there will be no offer that year, but if professor accepts then still OK.
  2. Ask your supervisor for recommendation.
    • Ask professor in your school who are in charge of the program between JAIST and your shcools.
    • Freelance internship (without anyone recommend you) is rarely to be accepted.
  3. Email for professor.
  4. If professor accepts, he will transfer the document to school. From here, they will contact you for documentation.
  5. After finising filling in form, you will need a VISA and buy flight ticket.
    • They will ask you send Offical Letter of Request (doc 4.1) via EMS(about 300.000đ in VND). You should ask serial number to track where package is sent to and give it to school.
    • When received, they send you documentation for applying VISA.
  6. VISA
    • Mình down form visa on consulate website
    • Bring every documents you have with your email content with JAIST
    • Bring your student ID card (student is free)
  7. Book flight ticket. Go on website looking for cheap ticket, should consider it when choosing internship time. If can not, go to book service (I use Elines.vn). The closer the date, the more expensive it is. Should choose China Eastern Airlines. Reference price: it bought ticker (transit at Shanghai) for 11 mil from Ho Chi Minh to Komatsu.
  8. Insurance: school might ask or not, but if you can then should buy it. I bought 2.5 months with 1 mil VND.
  9. Professor usually looks for a tutor for you. If you have any further question, then ask him/her.

Note:

  • The topic you choose should balance between interesting and possible. If many people choose the same professor, then you should change.
  • When booking ticket, check whether transit, terminal or airport, will take the luggage or not(if transit and miss the flight, you must take it our and check-in again). Each website returns different result, if you choose service, then use their website to search.
  • If miss the flight when transit, there are usually 2 options: Osaka Kansai airport or Nagoya airport. Osaka has wifi, send email to your professor, asking for help to buy ticket (remember ask airline company pay that for you) to Komatsu airport. Nagoya we don’t quite sure.
  • Before, there would be JAIST shuttle from Komatsu to JAIST, but no longer now. When get off airport, go out the front door and look for bus station. Should ask International Affairs for sure.
  • Must bring warm clothes when winter.
  • Down Google translate to be able to use tool.
  • Bring instant noodles in case you are afraid not familiar with Japanese food.
  • If want to cook, contact first with someone in JAIST to borrow gastove, bring spices like salt, fish sauce cause they might be a little different from your own country. Each floor in lab has refresh room with enough kitchen tools for cooking.
  • You will not receive sholarship soon. And you have to pay staying, bed renting. Blanket renting will email you, about 1500 yen. House renting is 14000 yen. Meal is 500 yen, canteen operates at lunch  and noon on weekdays. Bring about double money with you when first arrive at JAIST.
  • Plugs here is flat-pin.

When arriving from Komatsu Airport, bus will stop at 15. This will be also where you catch bus to Komatsu Station. After having student account, you can book bus at https://www.jaist.ac.jp/jaist_sds/reserve/

Pic1

Building 13 is where you receive student ID card, room key …

Come to campus to receive your room and check devices.

You can go YuuYuu near school on Saturday or Sunday for food, with English menu, but more expensive.

19 is where catching bus to Tsurugi(鶴来駅). You should ask someone to take you for the first time. When pass the bridge, you can get off to eat ramen, udon and rice. The next stations is Lets. The last one is Tsurugi station, where you can catch the only private train to Kanazawa city. (金沢) (last station is Nomachi野町駅, takes 30 minutes to walk to centre of Kanazawa). Should go on Saturday, Sunday with one-day pass ticker only for 500 yen. Use Google map and print where you want to go.

Near professor campus has a bus station (opposite to school name’s banner) to go to Nomi City(能美市). Remember that the waiting time between 2 buses is quite long, should check the time and the ticker is 100 yên. Nomi city has a lot of supermarket such as: Sunpark, Albis, … or 100 yen shop, drugstore, bookstore. Should go on Friday cause many Vietnamese student too go on that day, the odd that you are lost will be low.

From YuuYuu has a small concrete road which leads to a waterfall near JAIST. It is beautiful yet quite dangerous in winter.

Note about moving from Komatsu airport to JAIST:

JAIST had canceled bus from Komatsu airport to JAIST (北陸先端科学技術大学院大), so after get off airport, go straight to the front door. There is a bus station, ask someone who knows Japanese write “Komatu station”  (小松駅) for you and give it  to the driver.Remember get automatic code station by automatic machine. Price is 270 yen. Then go out of Komatsu station, go to sushi shop or parking lot, there will be JAIST shuttle waiting (if on time). Catch it to JAIST. If have not booked it yet, don’t be afraid to ask driver if there are still empty slots.

For who like cooking at JAIST

If want to cook noodle, you can buy a kettle with 3000 yen(asking your tutor to take you to supermarket on first day), 0r, borrow some one.

About food, there are 3 places you can buy:

  1. Daily vegetable market on each Thursday, 10 am(should check it to confirm): right below canteen and cheaper than supermarket.
  2. Let’s supermarket: 2 advantages is shuttle for free to come there and egg price on Wed and Sunday is 100 yen/10 eggs (half of daily price). However, in general, Let’s is more expensive than other supermarket.
  3. Sunpark supermarket: take Nomi bus (200 yen for both go and back). On Fri, Sunpark is cheaper than Let’s. Something should buy : milk, juice, yogurt, meat, banana, … Beside, you can visit 100 yen store to buy household tool, and many things you can imagine of.Drugstore near here sell Meiji chocolate with 88 (normal is 98) and cake with  96 yen, instead of 100 in Sunpark or Let’s.

About food, you should learn few recipient related to chicken, pork… Vegetable is not variable …

Sushi roll: one near Komatsu station and one near AEON Mall. AEON Mall is quite far yet meat is good. They also sell cake and ice cream there.  One of the most delicious dish is Miso soup. They are 100yen/dish. Other may be more expensive.

The application process and daily life in JAIST might change through time, we hope that your reader can help us to improve this instruction further. Good luck :))

3 comments

  1. Pingback: POSTECH Internship | hoxuanvinh
  2. Van Cong · November 21, 2017

    A thorough write-up. Many thanks!

    Like

    • hoxuanvinh · November 21, 2017

      I’m very glad to hear so. Hope this helps :))

      Like

Leave a comment

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.